作為納稅人身份的公司，必須妥善保存公司的完整記錄，以便能夠做出正確完整的公司稅務報表。公司記錄包括：
（1）公司的收支單據，夠明確的收支細節資訊以及與其相關的資訊；
（2）涉及產品交易的所有購買和銷售記錄及其細節資訊；
（3）其他所有支持性檔；如銀行收、付款通知單；訂購單、送貨單等等
英國公司法規定：公司所有資料妥善保存三年；從稅收角度上講，稅務局規定：必須妥善保存其所有相關記錄自會計期間結束後至少六年。
若公司沒有保存所有記錄，稅務局可以處以公司最高3000英鎊的罰款。但是稅務局只會針對某些嚴重的案例考慮處以罰款。如：所有記錄有意被銷毀以干擾/阻礙有關於該公司稅務事項的調查，或該公司一向具有不保存公司記錄的歷史。