所有香港有限公司必須以中文或英文保持一份股東名冊。此份香港公司股東名冊必須保留在該公司在香港的註冊辦事處。如果它被保存在公司註冊辦事處以外的地方，公司必須使用表格R2通知香港公司註冊處處長。
如股東不再成為公司成員，該成員的記錄在他停止成為公司成員後，最少要在股東名冊上保留30年才可銷毀。
只有在股東名冊上登記了股東資料的記錄後，才正式成為香港有限公司股東或成員，並享有“公司條例” 下賦予公司成員的權利。
每個工作天最少要開放2小時的工作時間給股東/成員或公眾人士查閱股東名冊。股東/成員查閱股東名冊不須向公司繳付任何費用；而其他公眾人士查閱股東名冊鬚根據“公司條例”附表14所指明的收費標準。